Team- und Organisationsassistenz im Jugendamt in Teilzeit (24 Std.)
- Art:
- Teilzeit
- Bewerbungsfrist:
- 23.02.2025
- Beginn:
- zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Ort:
Wesseling
- Befristung:
- unbefristet
- Entgeltgruppe:
bis Entgeltgruppe 8 TVöD
- Stellenbeschreibung:
Im Jugendamt der Stadt Wesseling ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Funktion der
Team- und Organisationsassistenz im Jugendamt (w/m/d)
in Teilzeit (24 Std.) zu besetzten.
Ihre Aufgaben im Wesentlichen:
- Unterstützung der Leitungskräfte im Jugendamt in allen organisatorischen, administrativen und operativen Angelegenheiten.
- Betreuung in Bezug auf Telefon, Organisation und Verwaltung der Abteilungen Kindertagesbetreuung und Soziale Dienste (derzeit ca.45-50 MA).
- Bearbeitung und Bewertung des Posteinganges und Postausganges, Verwaltung der Funktionspostfächer (BePO und Kinderschutz) sowie die Kopier- und Faxdienste.
- Koordinierung von Terminen über das Kalendermanagement in Outlook, Überwachung von Terminen und Wiedervorlagen.
- Aktualisierung der Webseite der Stadt Wesseling über Infosite im Bereich Dezernat IV, Bereich 51 Jugendamt.
- Pflege der Mitarbeiterdaten, Anpassung von Formularen, Rechnungsbearbeitung, Erfassung von Eingangsrechnungen, Rechnungskontierung.
- Beschaffung und Verwaltung des Materialbestandes (Büromaterial, Borschüren).
- Betreuung des Fuhrparks (5 PKWs).
- Ablage und Verwaltung von digitalen Akten in D3.
- Erster Ansprechpartner für den Sicherheitsdienst im Alten Rathaus.
- Projektbezogene Aufgaben wie Umzugsplanung, Telefonvertretung.
Ihre Voraussetzungen:
- Abschluss:
- Sie sind Verwaltungsfachangestellte / Verwaltngsangestellter oder Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation.
- weitere Voraussetzungen:
- Sie verfügen über eine wertschätzende Haltung gegenüber Kindern, Eltern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
- Sie sind belastbar und behalten auch in schwierigen Situationen die Ruhe und den Überblick.
- Sie verfügen über Flexibilität und Organisationsvermögen.
- Sie sind sicher in Wort und Schrift.
- Sie verfügen über gute EDV- Kenntnisse.
- Wir Bieten:
- Eine unbefristete Stelle in Teilzeit mit 24 Std.W.
- Eine leistungsgerechte Vergütung; bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8 TVöD.
- Jährliche Leistungsorientierte Bezahlung.
- Die Möglichkeit zur kostenlosen Nutzung des Deutschland-Tickets für Beschäftigte.
- Nutzung von Dienstfahrzeugen für dienstliche Fahrten.
- Homeoffice Möglichkeiten.
- Flexible Arbeitszeiten innerhalb der Rahmendienstzeit.
- 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche, Heiligabend und Sylvester frei.
- Eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit kollegialem Miteinander in einem erfahrenen und motiviertem Team.
- Besonderheiten:
Die Auswahlentscheidung erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes NRW. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
- Gewünschte Bewerbungsform:
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Bewerbung senden Sie bitte über unser Online-Portal bis zum 23. Februar 2025.
- Nähere Informationen:
Für weitere fachbezogene Auskünfte steht Ihnen Herr Querbach Tel. 701-266, E-Mail: MQuerbach@wesseling.de zur Verfügung.